Jedną z podstawowych funkcjonalności baz danych jest możliwość łączenia dwóch lub więcej tabel w jedną większą tabelę. W bazach danych obsługiwanych przy pomocy języka SQL istnieją odpowiednie komendy odpowiedzialne za te działania typu JOIN. Odpowiednie opcje przewidziano także w dodatku Power Query, które z powodzeniem mogą zastąpić Excelową formułę WYSZUKAJ.PIONOWO.

Scalanie w Power Query

Zanim przejdziemy do omawiania PowerQuery, warto przypomnieć o odpowiedniku komendy JOIN obecnej w skoroszycie Excela, jaką jest funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO . Warto jednak pamiętać, iż przy bardzo dużej liczbie rekordów w tabelach mogą pojawić się problemy z wydajnością.

Opcja Scal – podobnie jak komenda join w języku zapytań SQL – służy przyporządkowaniu rekordom z jednej tabeli odpowiednich rekordów z innej tabeli. W efekcie ich działania otrzymujemy tabelę która zawiera kolumny z obu tabel składowych. Aby takie działanie zaszło, w tabelach muszą znajdować się kolumny pełniąca funkcję Klucza głównego oraz Klucza obcego  – inaczej rzecz mówiąc, w obu tabelach musi znajdować się kolumna zawierająca wartości na podstawie których możemy je powiązać.

Najłatwiej działanie tej opcji wytłumaczyć na przykładzie.

Załóżmy, iż mamy do dyspozycji tabele zawierające dane na temat klientów i obsługujących ich sprzedawców, a kolumna umożliwiającą powiązanie obu tabel zawiera ID sprzedawcy.

Na tej podstawie możemy stworzyć tabelę w której do każdego klienta będzie przypisany sprzedawca – z imienia, nazwiska, oddziału i regionu. Jednym ze sposobów jest wykorzystanie dodatku PowerQuery i opcji Scal.

Aby to zrobić, w pierwszej kolejności musimy załadować tabele do edytora zapytań – o sposobach importu tabel pisaliśmy w poprzedniej części.

Gdy już załadowaliśmy tabele do naszego pliku to z zakładki POWERQUERY wybieramy funkcję Scal:

Tą samą opcję znajdziemy także w Edytorze zapytań:

Otworzy się nam okno Scalanie, w którym wybieramy tabele które mają zostać połączone oraz zaznaczamy kolumny w których znajdują się klucz główny i klucz obcy:

Od kolejności wybranych tabel oraz wybranego rodzaju sprzężenia zależy efekt końcowy, który może się diametralnie od siebie różnić. Do wyboru mamy następujące sprzężenia:

Każda powyższa opcja odpowiada pewnej wariacji komendy JOIN w języku SQL.

– Lewe zewnętrzne (wszystkie z prawej, pasujące z drugiej) jest odpowiednikiem komendy LEFT OUTER JOIN. Oznacza to, iż w tabeli wynikowej znajdą się wszystkie wiersze z tabeli pierwszej („lewej”) i te, które możemy przyporządkować z tabeli drugiej („prawej”). W przypadku, gdy rekordowi tabeli lewej nie będzie się dało przyporządkować wiersza tabeli prawej, to komórki zostaną wypełnione wartościami NULL.

Na powyższym obrazku możemy zauważyć, iż w tabeli Sprzedawcy numerowi 14 nie był przypisany żaden sprzedawca.

­– Prawe zewnętrzne (wszystkie z drugiej, pasujące z pierwszej) jest odpowiednikiem komendy RIGHT OUTER JOIN. Oznacza to, iż w tabeli wynikowej znajdą się wszystkie wiersze z tabeli drugiej oraz te, które możemy przyporządkować z tabeli pierwszej. W przypadku, gdy rekordowi z tabeli prawej nie będzie się dało przyporządkować żadnego rekordu z tabeli lewej, w komórkach pojawi się wartość NULL.

– Pełne zewnętrzne (wszystkie wiersze z obydwu) jest odpowiednikiem funkcji FULL OUTER JOIN. W tym wypadku w tabeli wynikowej znajdują się wszystkie wiersze zarówno z pierwszej, jak i drugiej tabeli. W przypadku braku odpowiednia w rekordach tabel komórki zostają wypełnione wartością NULL.

W tym wypadku nie ma znaczenia kolejność tabel – tabela wynikowa będzie zawierała te same dane (pomijając kolejność kolumn w tabeli wynikowej)

W powyższym przypadku firmie 276,356 oraz 161 nie jest przypisany żaden sprzedawca (w tabeli Klienci w kolumnie ID sprzedawcy jest numer który nie ma swojego odpowiednika w tabeli Sprzedawcy), natomiast sprzedawcy Konradowi Brożkowi nie jest przypisany żaden klient.

– Wewnętrzne (tylko pasujące wiersze) jest odpowiednikiem komendy INNER JOIN. Oznacza to, iż w tabeli wynikowej będą znajdować się wiersze z pierwszej tabeli które można powiązać z wierszami drugiej tabeli oraz wiersze z drugiej tabeli które będzie można powiązać z rekordami z pierwszej tabeli. Oznacza to, iż w tabeli wynikowej nie znajdziemy wierszy z tabeli lewej lub prawej które będą niepowiązane, a co za tym idzie – program nigdzie nie przypisze wartości NULL.

– Lewe anty (wiersze tylko w pierwszej) jest odpowiednikiem komendy LEFT ANTI JOIN. Jest to szczególny rodzaj sprzężenia, które jako tabelę wynikową zwraca wiersze, które nie są połączone w drugą – prawą tabelą.

– Prawe anty (wiersze tylko z drugiej) jest odpowiednikiem funkcji RIGHT ANTI JOIN. Analogicznie do poprzedniego sprzężenia tabelą wynikową jest zbiór wierszy niepowiązanych z pierwszą – lewą – tabelą.

Warto zwrócić na informację wyświetlającą się po najechaniu kursorem na tekst znajdujący się na dole okna Scalanie:

Informuje on ile wierszy jest wzajemnie dopasowanych (liczba wierszy jaką będzie miała tabela będąca efektem komendy Pełne wewnętrzne) oraz ile jest wszystkich wierszy – licząc łącznie z tymi które nie mają powiązań z drugą tabelą (liczba wierszy jaką będzie miała tabela będąca efektem sprzężenia Pełne zewnętrzne)

W Edytorze zapytań warto kliknąć w opcję Edytor zaawansowany:

Znajdziemy tam zapytanie SQL (stąd nazwa okna) – odpowiednio doświadczony użytkownik posiadający wiedzę na temat formułowania takich zapytań może w tym miejscu ręcznie formułować odpowiednie kwerendy, dzięki czemu może otrzymywać dokładnie taką tabelę jakiej potrzebuje.

Dołączanie w Power Query

Oprócz dodawania kolumn i rozbudowy naszych tabel ”wszerz” możemy także skupić się na dodawaniu wierszy i powiększać długość tabeli. Do tego służy opcja Dołącz, obecna zarówno na wstążce Power Query we wstążce Excela, jak i w Narzędziach głównych w Edytorze zapytań:

Istnieje jeszcze możliwość dołączenia tabeli poprzez kliknięcie w symbol tabeli znajdujący się w rogu tabeli podglądowej i wybranie opcji Dołącz zapytania:

Przy pomocy przycisku w skoroszycie Excela dokonujemy dołączania pośredniego. Oznacza to, dołączenie jednej tabeli do innej stanowi nowe zapytanie. Dlatego też w w oknie zapytań pojawia nam się symbol nowej kwerendy:

W celu wykonania dołączenia pośredniego musimy wskazać dwie tabele: podstawową oraz dołączaną:

Przy pomocy przycisków w Edytorze zapytań dokonujemy dołączenia wbudowanego. Różnica polega na tym, iż nie jest tworzone nowe zapytanie, a za tabelę podstawową uznawana jest tabela aktualnie otwartego zapytania. Użytkownik wskazuje jedynie tabelę dołączaną:

Jeżeli w procesie dołączania wybierzemy tabele o różnych nazwach kolumn, to wynikiem będzie tabela posiadająca kolumny z obu części składowych, przy czym wartości które nie istnieją przyjmą wartość NULL – tzn. wszystkie wiersze w których będą znajdowały się dane z pierwszej tabeli w kolumnach zaczerpniętych z tabeli drugiej będą puste i odwrotnie.

Przykładowo, tabele Klienci oraz Sprzedawcy nie zawierają żadnych wspólnych kolumn, więc efekt końcowy będzie podobny do tego:

W przypadku gdy tabele z łączonych nazywają się dokładnie tak samo następuje po prostu zwiększenie liczby wierszy tabeli podstawowe o rekordy z tabeli dołączanej.

Podsumowanie

Choć scalanie po części pokrywa się z funkcjonalnością formuły WYSZUKAJ.PIONOWO oraz dodatku Power Pivot, a dołączanie można łatwo obejść poprzez po prostu odpowiednie kopiowanie i wklejanie, to należy pamiętać o kilku wyróżniających dodatek Power Query faktach:

– Po pierwsze, aby mieć dodatek do Power Pivot należy zakupić pakiet Office Professional Plus lub usługę Office 365. Do Power Query potrzeba jedynie podstawowej wersji Excela 2010, 2013 lub wyższej, co wiąże się ze sporymi oszczędnościami;

– przy opcji scalania mamy do wyboru wiele różnych sprzężeń – wyniki jakie z łatwością uzyskujemy przy pomocy Power Query przy takich sprzężeniach jak np. wewnętrzne są co najmniej trudne do otrzymania przy zastosowaniu innych technik;

– system importowania danych i odświeżania zapytań gwarantuje nam aktualność tabeli wynikowej w przypadku zmiany danych źródłowych.

Powyższe cechy powodują, iż Power Query może okazać się dodatkiem bardzo przydatnym – szczególnie w przedsiębiorstwach w których różne osoby są odpowiedzialne za uzupełnianie danych w różnorakich skoroszytach, ale potem następuje ich agregacja (np. właśnie poprzez Power Query) w jednym pliku.

Jakie jest Wasze zdanie w tej kwestii? Podzielcie się nim w komentarzach!

Ps. Dane które posłużyły do napisania powyższego artykułu można znaleźć tutaj.