Nie zawsze sensowne i niezbędne jest ładowanie wszystkich danych do arkusza Excel lub modelu danych Power BI. Czasem w pliku obok danych, które są wykorzystane do tworzenia modelu (dane są ze sobą połączone), znajdują się również dane, które wykorzystane w modelu być nie nie powinny. W artykule piszę o tym, jak kontrolować ładowanie danych w Excel i Power BI pod tym kątem.

Ładowanie zapytania w Excelu

Gdy ładuję dane do Excela z Power Query, sterowanie znajduje się w oknie Ładowanie do, gdzie aby nie ładować danych do Excela (i ewentualnie modelu danych), wybieram Utwórz tylko połączenie i odznaczam opcję Dodaj te dane do modelu danych.

Ładowanie zapytania do modelu danych w Power BI

By załadować dane do modelu w Power BI należy poprzez Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Pobierz dane > wybrać źródło danych > W oknie Nawigatora zaznaczyć dane które mają znaleźć się w Power BI > Załaduj.

Automatycznie po tych wykonanych krokach dane ładowane są do modelu.

Co jest też widoczne w Power BI:

Aby dane załadować do Power BI i móc je przekształcać, na początku należy wykonać te same kroki :

Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Pobierz dane > wybrać źródło danych > W oknie Nawigatora zaznaczyć dane które mają znaleźć się w Power BI >

z tą różnicą, że po wyborze danych należy wybrać Edytuj (zamiast Załaduj) . Przeniosę się wtedy do okna Edytora zapytań. Po prawej stronie Edytora w Ustawieniach zapytania wybieram > Wszystkie właściwości > odznaczam opcję Włącz ładowanie do raportu > OK.

Tę samą opcję znajdziemy, klikając prawym przyciskiem na zapytania w lewym panelu bocznym.

Jeżeli w załadowanych danych wprowadzam modyfikacje to wówczas wybieram opcję Narzędzia główne > Zamknij > Zamknij i zastosuj lub Zastosuj (w zależności od tego czy wychodzę z Edytora zapytań czy w nim pozostaję).

W wyniku odznaczenia opcji Włącz ładowanie do raportu załadowane dane nie będą widoczne w modelu/raporcie, ale wciąż będą dostępne do edycji poprzez Narzędzia główne > Dane zewnętrzne > Edytuj zapytania > Edytuj zapytania. Tu można je nadal przekształcać a w dowolnym momencie dołączyć do modelu.

Jak nie odświeżać źródła danych w Power BI?

Drugą ważna opcją w Power BI jest możliwość wyłączenia odświeżania źródła danych w Power BI, np. arkusz z planami sprzedażowymi, który jest stały przez cały rok lub tabela Kalendarz. Takie źródło danych ładujemy raz, a potem już go zwykle nie odświeżamy.