Formatowanie warunkowe to bardzo popularna funkcja, pozwalająca łączyć świat tabel z wizualizacją danych. Jej pierwsze pojawienie się, wtedy w bardzo ograniczonej funkcjonalności, nastąpiło już w wersji Microsoft Excel 97. Niemal dwadzieścia lat rozwoju tej funkcji zostało zaimplementowane także do Power BI.

Włączanie formatowania warunkowego

O formatowaniu warunkowym pisałem już wiele razy – przy jej pomocy możemy w szybki sposób podzielić wartości w tabeli według interesujących nas kryteriów, sporządzić wizualną prezentację tabeli zysków i strat w poszczególnych okresach, jednocześnie nie rezygnując z twardych, analitycznych wartości czy też stworzyć tzw. mapy cieplne.

W Power BI funkcja ta działa bardzo podobnie. Możemy ją zastosować w dwóch formach wizualizacji danych w tym dodatku – tabeli oraz macierzy.

W niniejszym artykule przyjrzę się formatowaniu w tabeli, ale nie różni się to w żadnym aspekcie od działania tej funkcjonalności w macierzy. W tym celu tworzymy ten typ wizualizacji umieszczając interesujące nas pola w obszarze Wartości. Stanowić one będą kolumny naszej tabeli.

W tym artykule pracujemy na przykładowych danych, które były już wykorzystywane w poprzednich wpisach i można je pobrać m.in stąd.

Formatowanie warunkowe możemy przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest klikniecie prawym przyciskiem myszy na interesujące nas pole w obszarze Wartości, wybranie opcji Formatowanie warunkowe, a następnie jednej z trzech opcji: Skale kolorów tła, Skale kolorów czcionki lub Paski danych.

Po wybraniu interesującej nas funkcji otwiera się okno dialogowe, w którym możemy ustalić szczegóły formatowania.

Drugą opcją jest przejście do zakładki Formatuj w pasku Wizualizacje i rozwinięcie opcji Formatowanie warunkowe. Znajdziemy okno w którym możemy zmienić kolumnę w której zamierzamy przeprowadzić operację oraz te same 3 możliwości formatowania:

Po włączeniu któregokolwiek z rodzajów formatowania warunkowego nasza kolumna zostanie sformatowana według domyślnych ustawień, które można zmienić klikając na napis Kontrolki zaawansowane:

 

Formatowaniu warunkowemu możemy poddawać jedynie wartości liczbowe (takie jak np. wartość sprzedaży, liczba klientów itp.), nie ma możliwości zastosowania tej funkcji do danych jakościowych (np. nazwiska klientów).

Skala kolorów tła / czcionki

Przyjrzyjmy się teraz możliwym konfiguracjom poszczególnych sposobów formatowania warunkowego. Jeżeli wybierzemy formatowanie kolumny poprzez skale kolorów tła lub skalę kolorów czcionki, to otworzy nam się następujące okno dialogowe:

W polu Wartość podstawowa znajduje się nazwa kolumny poddawanej formatowaniu. Opcja Formatuj wartości puste pozwala określić, jak program ma zachowywać się w stosunku do komórek w których nie ma żadnych wartości, również zera – może traktować je tak jakby była tam liczba zero i według tej wartości zostanie poddana formatowaniu, może nie formatować takiej komórki w ogóle i pozostawić istniejący kolor tła, lub też możemy nadać takim komórkom specjalny, wybrany przez nas kolor.

Poniżej tej funkcjonalności znajduje się pas pokazujący zróżnicowanie kolorów dla niepustych komórek formatowanej kolumny. Kolory możemy dowolnie wybrać klikając na oznaczenia pod napisami Minimum oraz Maksimum. W polach pod nimi znajdują się także wartości przypisane wybranym kolorom – domyślnie znajdują się tam Najmniejsza wartość oraz Największa wartość, co oznacza że kolorowi po lewej przypisana jest najniższa wartość z formatowanej kolumny, a po prawej – najwyższa. Możemy to zmienić, klikając na te obszary, wybierając Liczba oraz wpisując ręcznie pożądaną przez nas wartość. W takim przypadku wybrany kolor będą posiadać zarówno wpisane przez nas liczby, jak i te które są odpowiednio mniejsze lub większe. Przykładowo, jeżeli wpiszemy w obszarze Minimum liczbę X, to zarówno liczba X jak i mniejsze od niej będą miały wybrany, określony przez nas kolor. Analogicznie, jeżeli w obszarze Maksimum wpiszemy Y, to zarówno Y jak i większe wartości będą miały kolor przypisany do Maksimum.

Domyślnie nasza skala kolorów jest dwukolorowa. Możemy dodać jeszcze jeden kolor poprzez zaznaczenie opcji Rozbieżność – dzięki temu będzie można określić kolor w środku skali.

Prawie zawsze rzeczywiste dane nie są zrównoważone – tzn. jest więcej wartości dodatnich, bądź więcej wartości ujemnych. W związku z tym pozostawienie domyślnej wartości środka spowoduje, iż liczby dodatnie znajdą się na czerwonym tle (w przypadku gdy będą przeważać liczby dodatnie), bądź ujemne na zielonym (w przypadku gdy będą przeważać liczby ujemne). Zapobiec temu możemy poprzez ustawienie wartości środka jako 0. Na skutek tej operacji wszystkie liczby dodatnie znajdą się po prawej stronie skali, a ujemne – po lewej.

Jako że Microsoft cały czas rozwija swój produkt, w listopadzie 2017 roku pojawiła się możliwość dokładnego określenia jakie kolory mają być stosowane jako tło naszych wartości. W ten sposób możemy przy pomocy odróżnić od siebie liczby przy pomocy pewnych ostrych reguł oraz wyraźnej kolorystyki, bez potrzeby zdawania się na łagodne przechodzenie z jednego koloru w drugi. W celu skorzystania z tej funkcjonalności należy zaznaczyć opcję Kolor według reguł.

Po wykonaniu tej czynności okno edycji formatowania warunkowego zmienia się – teraz możemy zarządzać kolorami poprzez dodawanie konkretnych reguł:

W chwili obecnej reguły ograniczają się do:

– definiowania przedziałów, w których tło przyjmuje wybrany przez nas kolor; odbywa się to przy pomocy formuł jest większa / jest większa lub równa w pierwszym oknie wyboru oraz  jest mniejsza / jest mniejsza lub równa.

– definiowania konkretnej wartości; w tym celu należy w pierwszym oknie wybrać opcję jest – drugie okno wyboru automatycznie zniknie.

– oznaczania komórek pustych; aby tego dokonać należy wybrać opcję jest pusta z listy.

Warto zauważyć, iż dużą rolę w pracowaniu z regułami odgrywa ich kolejność. Są one wykonywane po kolei – od góry do dołu, co oznacza, ze jeżeli reguły pokrywają ten sam zakres liczbowy, to obowiązującą będzie ta znajdująca się niżej. Rozpatrzmy przypadek przykładowych dwóch reguł:

W powyższym przypadku pierwszej zasady mogłoby nie być – efekt końcowy byłby taki sam. Program w pierwszej kolejności zaznacza komórki z podaną konkretną wartością na czerwono, aby następnie nadać kolor zielony wszystkim komórkom o wartości powyżej 100000 – do tej grupy nalezą także pola określone w pierwszej regule. Sytuację ulegnie zmianie wraz z kolejnością reguł – tą można zmienić korzystając z ikon strzałek znajdującej się po prawej stronie pasków zasad.

Paski danych

Formatowanie warunkowe Paski danych ma nieco inną naturę, w związku z tym okno opcji dotyczącej tego sposobu także wygląda nieco inaczej:

Podobnie jak w poprzednich przypadkach, o nazwie formatowanej kolumny informuje nas napis w polu Wartość podstawowa. Znajdująca się pod nią opcja Pokaż tylko paski powoduje zniknięcie czcionki w komórkach kolumny, w związku z czym pozostaną tam jedynie paski ukazujące w graficzny sposób wartości w komórkach względem siebie.

Pod wyżej opisaną opcją znajdują się pola Minimum oraz Maksimum. Domyślnie są tam Najmniejsza wartość oraz Największa wartość, ale użytkownik – podobnie jak w przypadku kolorów tła bądź czcionki – może wpisać dowolną liczbę. Jeżeli w kolumnie znajdą się komórki z mniejszą wartością niż w polu Minimum, to nie znajdą się tam żadne paski danych. Uwaga: Dotyczy to także liczb ujemnych, co oznacza że jeżeli w tym obszarze wpiszemy np. 0, to nie będą wyświetlane żadne paski odpowiedzialne za liczby ujemne. W przypadku gdy w komórce znajdą się wartości większe niż w obszarze Maksimum, to pasek zajmie maksymalną szerokość, tj. całą komórkę.

Kolejną opcją jest obszar wyboru Kierunek słupków. Mamy tam dwie możliwości – Od lewej do prawej oraz Od prawej do lewej. Opisy oznaczają kierunek wzrostu słupków symbolizujących dodatnie wartości, dlatego też przy wyborze opcji Od prawej do lewej słupek symbolizujący wartości ujemne znajdzie się po prawej stronie:

Oprócz powyższych funkcji w ustawieniach opcji pasków danych możemy jeszcze wybrać kolory pasków przedstawiających dodatnie i ujemne wartości, oraz kolor stosunkowo słabo widocznej osi, od której paski zaczynają swój bieg.

Różnice pomiędzy Power BI a Excelem

Weryfikując możliwości Power Bi w zakresie formatowania warunkowego możemy zauważyć, iż program ten traktuje to zagadnienie inaczej niż klasyczny Excel. Mamy tutaj do wyboru dużo mniej możliwości i opcji – na przykład nie mamy żadnego zestawu ikon, czy też możliwości stworzenia formatowania niestandardowego. Należy jednak pamiętać, iż oprogramowanie te jest stworzone w innych celach – o ile Excel ma być dość uniwersalnym „kombajnem” pozwalającym użytkownikowi na wiele zmian według jego życzenia, o tyle Power BI służy raczej szybkiemu tworzenia wizualizacji i dashboardów. W tym kontekście prostota obsługi oraz ograniczenie opcji do zestawu tych najważniejszych może stanowić istotną zaletę. Ponadto jest to produkt cały czas rozwijany – być może w najbliższej przyszłości będziemy mogli korzystać z większego zestawu ustawień.