Nie zawsze chcemy, by widoczność danych w raporcie była dla każdego użytkownika taka sama. Częściej jest wręcz przeciwnie. I tu przydaje się tworzenie ról, które mają „moc” dostępu do określonego zestawu wierszy danych. Następnie w ramach danej roli umieszcza się poszczególnych użytkowników.

Dokładnie takie funkcjonalności daje Power BI, dziś kilka przykładów, jak to zrobić.

Proste definiowanie ról

Na początku do raportu Power BI pobieram dane dot. sprzedaży. Narzędzia główne > Pobierz dane > Excel > Wybieram arkusz dane >  Załaduj.

Następnie by utworzyć role wybieram kartę Modelowanie > Zarządzaj rolami.

Role będą opierały się na regionach. W pliku sprzedaż znajduje się kolumna o nazwie Region , poniżej widać zawarte w niej elementy. Role , które będę tworzyć będą odpowiednie dla kierowników każdego z występujących na liście elementów, czyli regionów.

W części Role tworzę nowe role i nadaję im nazwy, w kolejnej części czyli Tabele, wskazuję na jakiej tabeli , a tym samym na jakich wierszach i wartościach chcę oprzeć daną rolę. Wybieram w tym miejscu tabelę oraz wskazuję kolumnę (klikając wielokropek obok nazwy tabeli) na której zakładam filtr.

W kolejnej części wybieram  wartość filtru jaka ma być przyjęta dla danej roli. W tym przykładzie tworzę rolę dla regionu centralnego , tym samym wyrażenie DAX filtru tabeli dla kolumny Region , będzie przyjmowało wartość centralny. Po uzupełnieniu wszystkich pól wybieram Zapisz.

Takie same operacje wykonuję dla pozostałych regionów.

W trakcie dodawania kolejnych ról mogę skorzystać z filtrów utworzonych dla wcześniejszych ról.

Sprawdzenie działania utworzonych ról

Tworzę prosty wykres Zysk w podziale na Region, tak by móc faktycznie sprawdzić działanie utworzonych ról.

Wybieram konkretną rolę poprzez Modelowanie > Wyświetl jako role.  Na liście wyboru widzę utworzone przeze mnie role oraz Brak, Inni użytkownicy. Wybieram rolę Wschodni.

W  tym momencie widok raportu został zawężony do regionu Wschodni  , na górnym pasku pojawia się również komunikat , że wyświetlam dane w roli Wschodni. By znów zobaczyć pełen zakres danych wybieram szary przycisk Zatrzymaj wyświetlanie.

Zastosowanie funkcji OR

Cóż począć gdy kierownicy odpowiadają za więcej niż jeden Region? Wówczas należy zastosować funkcję OR języka DAX. Poprzez Zarządzanie rolami dodaję nową rolę Makro północny , która  będzie zawierać w sobie dostęp do regionu północnego oraz północno zachodniego. Dodaję filtr , tak jak w poprzednich przypadkach na kolumnie Region.

Zastosowanie funkcji USERNAME – powiązanie z kontem użytkownika

By z tej funkcjonalności skorzystać, muszę się dowiedzieć, jak nazywa się moja nazwa użytkownika. W tym celu tworzę nowe puste zapytanie i nadaję mu nazwę Pracownik : Narzędzia główne > Pobierz dane > Puste zapytanie > zmieniam nazwę > Zamknij i zastosuj.

To utworzonego zapytania wstawiam Nową miarę : Narzędzia główne > Obliczenia > Nowa miara

Nową miarą  będzie nazwa aktualnie korzystającego użytkownika. Na pasku formuły wpisuję nazwę miary oraz jej wartość czyli w tym przypadku wynik działania formuły USERNAME().

Aby zobaczyć, jaką wartość przyjmuje wskazana miara, umieszczam ją na wizualizacji. Otrzymuję wówczas wygląd nazwy mojego użytkownika. Nazwa ta zmienia się po opublikowaniu raportu na adres mailowy.

Do wybranych rekordów w pliku sprzedaż dodam w nowej kolumnie Użytkownik moją nazwę użytkownika. Powiedzmy, że będą to rekordy dla województwa mazowieckiego. Kopiuję z wizualizacji wartość mojego loginu.

Poprzez Modelowanie > Zarządzaj rolami dodaję nową rolę o nazwie User. Filtr zakładam na tabeli dane, na kolumnie Użytkownik z wartością jak na poniższym screenie > Zapisz.

Dzięki temu, zgodnie z filtrem wizualizacja zostaje zawężona do danych, w których pojawia się mój adres e-mail.

Pobierz plik