„Jak mogę to zrzucić do Excela?” – to jedno z najczęściej zadawanych pytań przez użytkowników platform BI, czyli narzędzi do analityki i raportowania. Microsoft poszedł w tym zakresie na całość i dołożył do Excela możliwość szybkiego łączenia się z modelem danych opublikowanym w Power BI Online z poziomu formuł i komórek. Dla mnie WOW!
Rzeczywisty scenariusz – Czy faktura jest opłacona?
Aby uzyskać takie informacje, zwykle trzeba wejść do systemu finansowo-księgowego, znaleźć odpowiedni raport czy funkcjonalność i wprowadzić numer faktury.
Mając dane opublikowane w Power BI, dostęp do nich masz z poziomu Excela:
- Wpisz wartość do komórki.
- Kliknij Organizacyjny typ danych na karcie Dane.
- Wybierz kolumny.
- Znajdź potrzebne informacje.
Jak zbudować nowy typ danych w Excelu?
Krok 1: Włącz opcję tabela polecana
Ustawienie to znajdziesz w widoku modelu w Power BI Desktop. Domyślnie jest ustawione na Nie. W trakcie pisania artykułu Tabele polecane trzeba włączyć w funkcjach wersji zapoznawczej w ustawieniach Power BI.
Po przełączeniu suwaka otrzymasz okno definiowania tabeli, w której określasz nazwę, etykietę kolumny, po której będziesz szukać (Nr faktury, Klient) oraz kolumnę z kluczem. To ostatnie ustawienie jest o tyle ważne, że Excel zwróci wynik w jednej komórce, więc pobieranie danych musi sprowadzić się do dokładnie 1 wiersza.
Krok 2: Opublikuj raport w Power BI Online
Ważne, aby raport został opublikowany w obszarze roboczym, który został zaktualizowany do nowej wersji. Próbowałem znaleźć tę opcję dla obszaru utworzonego jakiś czas temu, ale nie potrafiłem jej włączyć. Zadziałało dopiero, gdy utworzyłem nowy obszar roboczy.
Krok 3: Oznacz komórkę jako organizacyjny typ danych
Stań na komórce i wybierz Typ danych Organizacyjny na karcie Dane. Następnie zaloguj się do konta Power BI i wybierz tabelę, z której pochodzi wartość w tej komórce.
Krok 4: Wybierz interesujące kolumny
Plusikiem obok komórki możesz wybrać interesujące Cię kolumny.
Możesz w ten sposób wydobyć wiele kolumn.
Dane w kolejnych komórkach są podłączone formułą do komórki źródłowej.
Niestety nie da się na ten moment podłączyć komórki wynikowej do kolejnego typu danych – nie działa ani ona sama, ani odwołanie do niej. Nie działa też podłączanie do komórek zawierających formuły – dane muszą być wprowadzone jako czysta wartość komórki.
W tabelach polecanych można znaleźć także miary Power BI, ale pod warunkiem, że są wyświetlane w tej właśnie tabeli.
Co, jeśli podamy nieprecyzyjną wartość? Excel zaproponuje możliwe wartości i pozwoli nam podejrzeć cały rekord zanim zaakceptujemy nasz wybór.
Możemy też podejrzeć wszystkie szczegóły i datę aktualizacji komórki: prawy przycisk myszy > Pokaż kartę typu danych.
Opcja nie działa dla źródeł w trybie DirectQuery lub live.
Więcej o całej funkcjonalności tabel polecanych przeczytasz na stronie Microsoft.
A jeśli wynik Cię zainteresuje, zawsze możesz skorzystać z opcji wstawienia tabeli przestawnej bezpośrednio na modelu danych:
I jak Ci się podoba nowa funkcjonalność Power BI?
Podziel się opinią w komentarzu.
