Model danych w Power Pivot pozwolił wielu użytkownikom programu Excel zautomatyzować pracę na różnych źródłach danych. Po budowie kilku modeli danych podpowiadam, co zrobić, aby ułatwić sobie pracę w Power Pivot. Warto zapoznać się z tymi 11 wskazówkami i często do nich wracać. Jeżeli masz swoją poradę dla innych Czytelników, umieść ją w komentarzu.

1. Ręczny tryb aktualizacji

Jeśli pracujesz na tabeli zlinkowanej, rozważ przełączenie na ręczny tryb aktualizacji danych – w ten sposób zaoszczędzisz czas potrzebny na aktualizowanie danych przez Power Pivot, który domyślnie robi to automatycznie za każdym razem, kiedy wchodzisz do danego modelu i kiedy z niego wychodzisz, a także za każdym razem, kiedy dodajesz element do swojej tabeli przestawnej (lub wykresu przestawnego). Jest to szczególnie przydatne, kiedy model, na którym pracujemy, jest spory.

2. Plik csv zamiast tabeli linkowanej

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz przenieść dużej ilości danych z Excela do bazy danych, a musisz je uwzględnić w modelu Power Pivot, możesz zapisać je w formacie csv i taki plik zaimportować do modelu. Takie rozwiązanie pozwoli obejść ograniczenia tabeli linkowanej, która może mieć problem z udźwignięciem większych zbiorów rekordów.

 

3. Uwaga: Power Pivot nie zamyka nawiasów!

Uwaga, jeśli przyzwyczaiłeś się do niekończenia formuł w Excelu nawiasem, to musisz porzucić to przyzwyczajenie. Excel zamyka za nas nawiasy na końcu funkcji, ale niestety Power Pivot tego za nas nie zrobi. Musisz pamiętać o czystej składni, inaczej formuły nie będą działały.

4. Okno dialogowe miary możesz nieco spersonalizować

Aby ułatwić sobie pracę nad miarami, pole do tworzenia formuł możesz powiększyć, przeciągając je za prawy dolny róg. Dodatkowo, stawiając kursor w polu edytowania i poruszając rolką myszy, możesz powiększyć czcionkę. Do skomplikowanych i długich formuł, szczególnie wtedy, jeśli używasz zagnieżdżonych funkcji, możesz zastosować jeszcze jeden trick – język DAX nie wymaga dyscypliny, jeśli chodzi o ilość spacji pomiędzy poszczególnymi elementami formuły, możesz więc odsunąć od siebie wpisywane wyrażenia, a nawet przenieść je do następnego wiersza, używając kombinacji klawiszy Shift+Enter bądź Alt+Enter.

5. Sortowanie według kolumn

Aby zestawy wyrażeń, których nie można uporządkować alfabetycznie, gdyż prezentują porządek logiczny, w tabeli przestawnej ustawiały się w odpowiedniej kolejności, można zastosować sortowanie według kolumny. Rzecz dotyczy na przykład dni tygodnia lub nazw miesięcy. W gotowej tabeli przestawnej chętniej widzielibyśmy przecież nazwy, niż numery – ułatwia to odczytanie raportu czy dashboardu i sprawia, że będzie on bardziej przyjazny użytkownikowi. Jak zatem sprawić, żeby nazwy dni tygodnia lub nazwy miesięcy od razu ustawiały się w odpowiedniej kolejności? Wystarczy zaznaczyć kolumnę z nazwami, kliknąć przycisk „Sortuj wg kolumny”:

Następnie należy wskazać kolumnę, w której znajdują się numery poszczególnych dni tygodnia/miesięcy:

W gotowej tabeli przestawnej nie musimy już nic sortować:

 

6. Przełączanie między oknami

Jeśli podczas tworzenia miary zapomniałeś, jak nazywa się potrzebna właśnie tabela czy kolumna i funkcja autouzupełniania nie ratuje Cię z opresji, możesz nie wychodząc z tego okna użyć starego, windowsowego skrótu „Alt+Tab”, aby przełączyć się na chwilę do okna z modelem danych. Pole miary nie zamknie się, po sprawdzeniu nazwy będziesz mógł do niego wrócić i skończyć edycję.

 

7. Przeglądanie relacji

Jeśli wolisz przeglądać listę relacji, zamiast śledzić je w Widoku Diagramu, wybierz przycisk „Zarządzaj relacjami”, który znajduje się na wstążce „Projekt”. Okno dialogowe, które się pokaże po jego kliknięciu, pozwoli Ci na edytowanie istniejących relacji, usuwanie ich, a także tworzenie nowych.

 

8. Szukanie kolumn w szerokiej tabeli

Jeśli mamy w swoim modelu rozbudowaną, szeroką tabelę, w której chcemy znaleźć konkretną kolumnę, pomocne będzie okno wyboru kolumny dostępne w górnej części ekranu, po lewej stronie:

Po kliknięciu na to pole, pojawi nam się rozwijana lista z nazwami wszystkich dostępnych w tabeli kolumn. Wybranie jednej z nich spowoduje przeskoczenie do miejsca, w którym znajduje się ta kolumna.

 

9. Proste filtrowanie

Jeśli chcemy nałożyć filtr w tabeli w modelu danych, możemy użyć prostego sposobu. Kliknięcie na dowolnej komórce tabeli prawym przyciskiem myszy pozwala na przefiltrowanie kolumny na podstawie wartości tej komórki:

 

10. Ukrywanie zbędnych kolumn

Jeśli nie chcesz, aby wszystkie kolumny były widoczne w tabeli przestawnej, możesz je ukryć, wchodząc do modelu danych i korzystając z menu dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy:

Polecenie, które to umożliwia, nazywa się „Ukryj przed narzędziami klienta”. Pod dość  enigmatycznym określeniem „Narzędzia klienta” Power Pivot rozumie w tym przypadku tabele i wykresy przestawne. Ukryte kolumny będą w tabeli widoczne jako wyszarzone, a z pola wyboru w tabeli przestawnej znikną zupełnie.

 

11. Praca z fragmentatorami

Fragmentatory to bardzo przydatne narzędzie do tworzenia dynamicznych, przyjaznych odbiorcy raportów. Odbiorca sam może zdecydować, jakie dane chce wyświetlić, używając schludnie wyglądających przycisków. Niestety, fragmentatory są pożeraczami mocy obliczeniowej – im więcej mamy ich w swoim raporcie, tym dłużej czasu zajmie kalkulacja po kliknięciu na jakiś fragmentator. Skąd bierze się ten nieprzyjemny efekt uboczny? Być może zauważyłeś, że niektóre przyciski fragmentatora stają się czasem nieaktywne – dzieje się tak wtedy, kiedy w bieżącym kontekście nie da się wyfiltrować jakichś danych. Jeśli zmieniamy wybór na fragmentatorze, Excel dokonuje operacji, której wynikiem jest właśnie zdecydowanie, które przyciski powinny zostać wyszarzone. Operacja ta przeprowadzana jest po kolei na każdym z fragmentatorów użytych w raporcie, dlatego wydłuża się proporcjonalnie do ilości zastosowanych fragmentatorów. Można jednak za pomocą ustawień fragmentatora zrezygnować z tej dodatkowej operacji – wystarczy poprosić Excela, aby nie wyszarzał nieaktywnych przycisków – wizualnie nie będzie wtedy różnicy pomiędzy przyciskiem aktywnym a nieaktywnym. Aby skrócić czas potrzebny na kalkulację w raporcie z dużą ilością fragmentatorów, należy w ustawieniach każdego z nich odznaczyć pole „Wskazuj wizualnie elementy bez danych”. Jest ono dostępne w oknie dialogowym „Ustawienia fragmentatora”, dostępnym w menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy: